EBYS BİRİMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
KURULUM
E-İMZA İLK BAŞVURU(ISLAK İMZA İLE)
E-İMZA YENİLEME BAŞVURU(E-İMZA İLE)
E-İMZA PIN KODU ÖĞRENME ve KİLİT ÇÖZME
YILLIK İZİN AYRILMA
YILLIK İZİN DÖNÜŞ
EBYS BİRİMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
EBYS EĞİTİM VE DESTEK BİRİMİ İŞ AKIŞI.
1. E-İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) Başvurularının alınması ve sonraki sürecin takip edilmesi.
- E-İmza Başvurusu yapacak olan kullanıcı, E-Posta adresi, TC Kimlik Numarası ve Görev yaptığı yer bilgilerini e-posta yoluyla EBYS birimine gönderir. - Bu bilgiler dahilinde EBYS birimi, Kamu Sertifikasyon Merkezine gerekli formlar vasıtası ile başvuruda bulunur. - Kamu Sertifikasyon Merkezi başvuru sahiplerine hususi olmak üzere sertifika düzenler ve kurye ile başvuru sahiplerinin daha önce bildirdikleri adrese gönderimini yapar.
2. Göreve Yeni Başlayan Personelin EBYS’ye Tanıtımı.
- Üniversitemizde yeni göreve başlayan personel öncelikle personel kimlik kartı ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı sistem yönetimi biriminden e-posta adresi alır.
- E-posta adresi ve Personel Kimlik kartı ile EBYS birimine başvurarak sisteme tanıtımının yapılmasını talep eder ve EBYS Sistem yöneticileri tarafından yeni kullanıcı olarak sisteme tanıtımı yapılır.
- Veya;
- E-Posta adresini aldıktan sonra Personelin kendisi şahsen EBYS birimine başvuru yapmamış ise, görev yaptığı birimde ilgili ve görevli personel tarafından ya e-posta yoluyla ebys@gtu.edu.tr adresine veya resmi yazı ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığına, ilgili personelin;
- Ad-Soyad, - TC Kimlik Numarası, - E-Posta adresi, - Kurum Sicil Numarası, - Kadro Unvanı, - Görev Yeri, - Cep Telefonu ve dahili Telefon numaraları bilgilerinin gönderilmesi ve talepte bulunulması halinde yine sisteme tanıtımı yapılır.
3. Sistemdeki Kullanıcıların Yetkilerinin ve Diğer Bilgilerinin Güncellenmesi
- Üniversitemizde kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sistemine tanıtılmış tüm personelin görev yeri veya pozisyonlarında, kadrolarında ve buna bağlı olarak yetkilerinde herhangi bir değişim söz konusu olduğunda bu değişiklikler ilgili birimler tarafından resmi yazı ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na bildirilir.
- Daire başkanlığı ilgili yazının sistem üzerinden EBYS birimine havalesini yapar, EBYS sorumlu personeli tarafından gerekli güncellemeler yapılır ve resmi yazının iş akışı sonlandırılarak sistem içerisinde arşive kaldırılır.
4. Görevi ile İlişiği Kesilen Personelin Pasif Duruma Getirilmesi.
- Herhangi bir nedenle (Emeklilik, Nakil, İstifa, Ölüm, Kamu görevinden çıkarılma vb.) göreviyle ilişiği kesilen personelin bu durumu, görev yaptığı birim tarafından resmi yazıyla Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na bildirilir.
- Daire başkanlığı ilgili yazının sistem üzerinden EBYS birimine havalesini yapar, EBYS sorumlu personeli tarafından ilgili personel pasif duruma getirilir ve resmi yazının iş akışı sonlandırılarak sistem içerisinde arşive kaldırılır.
EBYS’ye geçiş ile belgelerin başlıklarının belirlenmesi ve kodlanmasında standartlaşma sağlanması, belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesi, depolanması ve saklanması amacıyla Standart Dosya Planı uygulaması da başlamıştır.5. Sistemle ilgili teknik anlamda eğitim ve destek verilmesi.
- Sistemin daha sağlıklı ve verimli bir şekilde işlemesini sağlamak adına yıl içerisinde düzenlenmekte olan hizmet içi eğitim programları kapsamında tüm personele sistemle ilgili eğitim verilir.
- Gerekli görülen hallerde (Kullanıma yeni sunulan formlar, sistemle ilgili diğer güncellemeler vb.) ayrıca tüm personele eğitim programı düzenlenir. - Kullanıcıların sistemle ilgili karşılaştıkları problemleri çözmek adına telefon, E-posta ve uzak masaüstü bağlantı yöntemleri ile problemlere çözüm sağlanmaya çalışılır.
