EBYS GENEL BİLGİLENDİRME

GEBZE TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Genel Bilgilendirme

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Tanımı:

Fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamdaki belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi, kısaca; fiziksel ortamda gerçekleştirilen yazışma ve iş akış süreçlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. Yani, resmi yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin elektronik ortamda yapılmasına olanak sağlar.

EBYS’ye geçiş ile belgelerin başlıklarının belirlenmesi ve kodlanmasında standartlaşma sağlanması, belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesi, depolanması ve saklanması amacıyla Standart Dosya Planı uygulaması da başlamıştır.

TSE 13298 Standardı ve 5070 sayılı Elektronik İmza kanunu standartlarına uyum sağlamak için üniversitemiz 07.12.2015 tarihinde EBYS’ye geçiş yapmıştır. EBYS ile, 5070 sayılı Kanun gereğince ıslak imza ile aynı ispat gücüne sahip Nitelikli Elektronik Sertifika (E-imza) kullanımına başlanılmıştır.
--------------------------------------------------------------------------------
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) farklı kişi ve kurumlar arasında elektronik ortamda hukuken geçerli ve güvenilir bir şekilde bilgi ve belge gönderimi, teslimi ve saklanması hususlarını kapsayan, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik postadır. Üniversitemiz KEP entegrasyonunu 01 Ocak 2016 tarihinde gerçekleştirmiştir. Bu sayede kamu kurum ve kuruluşları arasında etkin olarak belge alış-verişinin gerçekleşmesi sağlanmıştır.
EBYS İle Ne Yapılabilir?
1. Tanımlı iş akışı yolları ile belgeler, zamanında doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırılabilir.
2. Birimlerde 7 gün 24 saat belge / doküman alınıp gönderilebilir.
3. Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
4. Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
5. Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
6. Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkânı sağlanabilir.
7. Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanıp takip edilebilir.
8. Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
9. Görev yerimizden ayrıldığımızda görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
10. Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
11. Belgelere erişim güvenliği sağlanabilir.
12. Elektronik imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların elektronik ortamda yapılması sağlanabilir.

EBYS’nin getirileri (Üstünlükleri)
1. Belge ve Doküman oluşturma ve saklama maliyetlerini azaltır.
2. Belgelerin değiştirilmesine izin vermez.
3. Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
4. Güvenli ve mekândan bağımsız bir şekilde erişim imkânı sağlar.
5. Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
6. Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
7. Belgelerin imha edilmesine kesinlikle izin vermez. Belgeler ancak saklama planları çerçevesinde ve kontrollü olarak yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından imha edilebilir.
8. Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.
9. Birim ve kullanıcı odaklı verimlilik raporları düzenlenmesine yardımcı olur.
10. Yetkiler dahilinde tüm iş ve işlemlerin takip edilebilir olması sebebi ile büyük ölçüde şeffaflık sağlamış olur.